Cuánto cuesta un software a medida en Chile: rangos reales y qué mueve el precio

Nadie quiere ser el primero en decir un número.

Pregunta en una reunión cuánto cuesta un software a medida y vas a escuchar "depende" durante media hora. Es verdad que depende, pero esa respuesta no le sirve a un gerente que tiene que llevar una cifra al directorio el próximo mes. Así que voy a hacer lo contrario: primero los rangos, después de qué dependen.

Los rangos que manejamos (en UF)

Estos son valores referenciales de proyectos en empresas chilenas, sin hosting ni soporte anual. No son una lista de precios: son el orden de magnitud que deberías esperar antes de pedir una propuesta.

Sistema acotado: 50 a 100 UF (6 a 8 semanas) Un proceso bien definido, pocos usuarios, sin integraciones o con una muy simple. Ejemplo: un flujo de aprobación de compras que hoy vive en correos y planillas.

Sistema mediano: 150 a 300 UF (3 a 4 meses) Flujos con reglas de negocio reales, una o dos integraciones externas (ERP, SII, e-commerce), reportería a medida y varios perfiles de usuario. Es el tramo donde cae la mayoría de las aplicaciones web a medida para empresas medianas.

Plataforma de operación: 500 UF o más (6 a 12 meses) Varias áreas en un mismo sistema, múltiples integraciones, migración desde un sistema anterior y usuarios en distintas sedes o bodegas. Aquí entran los reemplazos de sistemas legados y las plataformas que sostienen una operación propia.

Si lo que necesitas es un ERP, no parto construyéndolo desde cero: contabilidad, facturación electrónica, compras e inventario ya están resueltos en el mercado. Lo razonable es un ERP en la nube para lo estándar y desarrollo a medida solo para lo que te diferencia. Para ser transparente, yo desarrollé ExpandERP, un ERP en la nube para empresas chilenas; comparo opciones en cómo elegir un ERP para retail en Chile.

Si una propuesta para una plataforma de operación completa viene muy por debajo de estos rangos, pregunta qué quedó fuera. Algo quedó fuera.

Qué mueve el precio de un software a medida

El lenguaje de programación, el framework o si es "web o móvil" pesan mucho menos de lo que la gente cree. Lo que realmente mueve el número es esto:

1. Cantidad de procesos distintos que toca el sistema. Cada proceso trae sus excepciones. Ventas con descuentos por cliente, despachos parciales, devoluciones, notas de crédito. Un sistema que cubre tres procesos no cuesta tres veces uno: cuesta más, porque además hay que conectarlos entre sí.

2. Integraciones. Conectar con el SII, un WMS, Shopify, un banco o el ERP que ya tienes es trabajo de diseño, desarrollo y sobre todo de pruebas. Una integración con documentación clara y un ambiente de pruebas es predecible. Una integración con un sistema antiguo sin API, no. Si quieres entender dónde se complican, lo detallé en integrar un WMS con un ERP propio.

3. Estado de tus datos. Si clientes, productos y proveedores están repartidos en tres planillas con nombres distintos, la migración puede tomar más tiempo que el desarrollo. Es el costo más subestimado en las cotizaciones.

4. Disponibilidad de tu equipo. Un responsable interno que valida en 24 horas acorta el proyecto. Uno que tiene el cargo pero no el tiempo lo alarga, y el tiempo del proveedor también se paga. Lo explico con más detalle en cuánto demora implementar un ERP a medida.

5. Exigencias no funcionales. Disponibilidad, auditoría, perfiles y permisos finos, volumen de transacciones. Un sistema para 10 usuarios internos y uno que procesa miles de pedidos al día no se construyen igual.

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Los costos que no vienen en la cotización

Una propuesta de desarrollo cotiza, por definición, el desarrollo. Hay cuatro costos que conviene poner en tu presupuesto desde el inicio:

• Hosting e infraestructura. Mensual, y depende de dónde corra el sistema (servidor propio, nube, proveedor local).
• Soporte y evolución. Tu operación va a cambiar y el sistema tiene que cambiar con ella. Como referencia, reserva entre 10 y 15% del valor del proyecto al año.
• Datos históricos. Limpiar, normalizar y migrar información antigua casi nunca viene incluido completo.
• Cambios de alcance. Van a aparecer. La pregunta es si la propuesta explica cómo se cotizan.

Y uno que nunca se factura: las horas de tu equipo en levantamiento, validación y pruebas. No aparece en ninguna factura, pero es real.

Software a medida, ERP empaquetado o SaaS: cómo comparar

Comparar solo el costo inicial es el error más común. La comparación honesta es a cinco años:

Si tu operación es estándar, un empaquetado o un SaaS casi siempre conviene más. Si lo que te diferencia está en cómo operas, el desarrollo propio tiende a ganar en el horizonte largo. Hice esa comparación en detalle para el caso de SAP Business One vs software a medida.

Cómo leer una cotización sin que te vendan humo

Cuando tengas dos o tres propuestas encima de la mesa, pide lo mismo a todos:

1. Horas por fase: levantamiento, diseño, desarrollo, pruebas, migración, marcha blanca. Si una propuesta no tiene fase de pruebas con datos reales, no es más barata: es más riesgosa.
2. Supuestos explícitos sobre integraciones y datos. Lo que el proveedor asumió es lo que vas a pagar después como cambio de alcance.
3. Forma de pago contra entregas. Nosotros trabajamos con precio fijo por etapa: 30% al inicio, 40% a mitad y 30% en la entrega.
4. Quién es dueño del código y qué pasa si mañana quieres cambiar de proveedor.

Tengo una guía completa sobre esto en cómo evaluar un proveedor de software a medida en Chile. Y si la duda es si conviene armar equipo propio, revisa equipo externo TI vs headcount permanente.

Cómo bajar el presupuesto sin bajar la calidad

Recortar pruebas o migración para que el número calce es la forma más cara de ahorrar: el costo vuelve en producción, con la operación andando. Hay palancas mejores:

• Partir por el proceso que más duele. Un primer módulo en producción en tres meses te enseña más que un diseño completo de un año. Lo demás se prioriza con datos reales de uso.
• Integrar antes que reemplazar. Si tu ERP o tu WMS funcionan razonablemente, conectarlos suele costar menos que rehacerlos. Es buena parte de lo que hacemos en integraciones.
• Ordenar los datos maestros antes de empezar. Clientes, productos y proveedores limpios acortan la migración y las pruebas.
• Nombrar un responsable interno con tiempo real. Cada semana que un desarrollo espera una validación se paga igual.
• Cerrar el alcance por etapas, con precio fijo por etapa, en vez de una bolsa de horas abierta.

Ninguna de estas palancas depende del proveedor que elijas. Dependen de cómo se prepara tu empresa.

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El costo que casi nadie calcula: seguir igual

Antes de decidir si 200 UF es caro, haz esta cuenta con tus propios números: cuántas personas pierden cuántas horas a la semana copiando datos entre sistemas, cuadrando planillas o corrigiendo errores que un sistema habría evitado. Multiplica por el costo empresa de esa hora y por 52 semanas.

En la mayoría de las operaciones medianas que revisamos, esa cifra anual es mayor que el proyecto. No siempre, y cuando no lo es, lo decimos.

Si quieres un rango para tu caso específico, en una conversación de 45 minutos miramos tu operación y te decimos en qué tramo cae, qué lo encarece y si de verdad necesitas algo a medida. Agenda un diagnóstico.