El mundo del software ERP en Chile se mueve rápidamente entre las pymes. Se lanzan nuevas versiones, se añaden nuevas funciones y se retiran las versiones antiguas todo el tiempo. Hacer un seguimiento de todo ello puede ser un reto. Sin embargo, como usuario de un ERP, usted tiene más información que la mayoría sobre la frecuencia con la que se producen estos cambios. Esto se debe a que los sistemas ERP son uno de los software más complejos que se utilizan hoy en día. El más adecuado para su empresa es crucial para su éxito, lo que hace que la elección del mejor sistema ERP sea mucho más importante. Debido a que hay tantos cambios en este campo, muchas empresas pequeñas evitan invertir en un sistema ERP -o en cualquier otro tipo de software empresarial-. Estas empresas operan con la suposición de que la inversión en cualquier cosa que no sea un software de contabilidad básico se volverá obsoleta casi inmediatamente y hará que su inversión no tenga valor casi de la noche a la mañana. Si bien esto puede ocurrir ocasionalmente, no es algo que deba esperar o planificar como resultado inevitable de elegir un software en particular sobre otro en este momento de la historia.
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Cómo encontrar el mejor ERP para su empresa
La mejor manera de encontrar el mejor sistema ERP para su empresa es ser realista con sus expectativas. No todas las soluciones encajarán bien en todas las empresas, y eso está bien. Para determinar qué solución ERP es la mejor para su empresa, debe empezar por un simple examen de sus procesos empresariales actuales. A partir de ahí, puede comparar diferentes soluciones para ver si pueden integrarse fácilmente con sus sistemas actuales. Esto le dará una mejor idea de si una solución concreta le ayudará realmente a alcanzar sus objetivos o si está demasiado lejos de lo que necesita que haga. Si sigue teniendo problemas para encontrar la solución adecuada después de evaluar sus procesos empresariales actuales y las capacidades de las distintas opciones, puede ser el momento de solicitar la ayuda de un analista o consultor empresarial.
Realice una prueba piloto de su ERP
Muchas empresas se saltan este paso, pero es fundamental. Cuando seleccionas e implementas un nuevo sistema ERP, esencialmente estás cambiando la forma en que funciona tu negocio. No se trata sólo de instalar un nuevo software. Se trata de instalar una nueva forma de trabajar. Quiere asegurarse de que le va a funcionar. Sin embargo, sólo puede saberlo con seguridad si lo prueba en un escenario real. Esto significa que hay que programar un periodo de tiempo durante el cual se implanta la nueva solución en paralelo con los sistemas existentes para asegurarse de que no hay problemas inesperados. Esto suele denominarse periodo piloto, beta o de prueba de concepto. El plazo variará en función de la complejidad del proyecto y del tiempo que necesite para recoger y analizar los datos. Cuanto más complejo sea el proyecto, más tiempo llevará y más exhaustivas deberán ser las pruebas. Se trata de un paso fundamental, pero que a menudo se pasa por alto.
Comprobar las opiniones de los usuarios
La única manera de saber si una solución concreta funcionará para su empresa es entender exactamente cómo funciona y si puede integrarse con sus sistemas existentes. Sin embargo, incluso la evaluación más exhaustiva no puede tener en cuenta todos los matices de cómo una empresa utiliza una solución específica. Para tener una mejor idea de cómo funciona una solución concreta en la práctica, debería consultar las opiniones en línea de usuarios anteriores y actuales. Esto le proporcionará información sobre cómo se utiliza en una variedad de escenarios diferentes, lo que puede ser increíblemente útil para determinar si es una buena opción para su empresa. Esto es especialmente importante para las soluciones más complejas que suelen ser más difíciles de entender. Si le cuesta hacerse una idea completa de cómo funciona una solución concreta, puede considerar la posibilidad de ponerse en contacto con personas de confianza que ya estén utilizando la solución para que le ayuden a entender lo que está viendo que ocurre realmente entre bastidores.
Determina cómo y dónde quieres implementarla
El mejor ERP para su empresa es el que se adapta a su negocio como un guante. Esto incluye todo, desde sus procesos empresariales actuales hasta la forma en que los miembros de su equipo interactúan con él. Hay una serie de factores que hay que tener en cuenta a la hora de determinar cómo y dónde instalar su nueva solución. Esto incluye cosas como los modelos de licencias de software, la escalabilidad del sistema y las opciones de integración. Mientras que algunas de estas cosas son fáciles de investigar, otras no son tan sencillas. Es posible que desee considerar la posibilidad de recurrir a un asesor de TI o a un consultor de negocios para que le ayude con esto. Es importante que se asegure de tomar las decisiones correctas desde el principio para evitar tener que hacer cambios costosos más adelante en el proceso. Esto puede ser especialmente importante si su empresa abarca varios países o tiene varias sucursales.
Desconfíe de las ofertas que sólo se basan en la nube
Las soluciones basadas en la nube son cada vez más populares, por lo que muchas empresas ofrecen únicamente soluciones basadas en la nube. Esto puede suponer un reto para las empresas que prefieren las soluciones locales. Sin embargo, no todas las soluciones basadas en la nube son iguales. Desconfíe de cualquier empresa que sólo ofrezca una solución basada en la nube. Esto puede indicar que no tienen una buena solución local que satisfaga sus necesidades. Si no puede obtener la solución que desea en las instalaciones, es posible que tenga que optar por una solución completamente diferente. Hay otras consideraciones que se deben sopesar, como por ejemplo la posibilidad de imprimir un voucher de pago, o un documento (boleta o factura electrónica).
No se fíe del software gratuito
El software gratuito puede ser tentador, pero hay que ser cauteloso al considerarlo. Es posible encontrar una solución ERP gratuita (generalmente en la nube/web) que satisfaga sus necesidades. Sin embargo, también es posible que recibas lo que has pagado. Si una empresa ofrece un software gratuito, es probable que haya algún tipo de trampa. Es posible que tenga que pasar por el aro para obtener respuesta a sus solicitudes de soporte. Puede que tengas que tener cuidado con los datos que introduces en el sistema por razones de privacidad. Puede haber limitaciones en las funciones disponibles o en el número de usuarios que pueden acceder a la solución. Hay muchos modelos de negocio legítimos detrás de la oferta de software libre, pero hay que entender en qué se está metiendo antes de subirse al carro.
Conclusión
Elegir el sistema ERP (sea in-house o web) adecuado para su empresa o pyme es una decisión crucial para cualquier empresa. Afortunadamente, el proceso es más fácil que nunca gracias a los avances tecnológicos y al aumento de la competencia en el mercado. Puede reducir sus opciones determinando algunas cosas básicas sobre su empresa y su funcionamiento. A partir de ahí, puede examinar las distintas ofertas del mercado y ver cuál se ajusta mejor a sus necesidades. Cuando compare diferentes soluciones, tenga en cuenta estos cinco consejos rápidos para elegir el mejor sistema ERP para su empresa.
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